Domande frequenti, risposte precise.

Crei l’account e hai 14 giorni sul piano Starter con tutti i moduli. Non chiediamo la carta: se non attivi un piano, l’azienda passa in sola lettura e nessun dato viene cancellato.

Il canone del piano più un’attivazione una tantum, che si paga una volta sola anche passando a un piano superiore. I prezzi sono finali: Atoolsystem è in regime forfettario e non addebita IVA. L’annuale costa 10 mensilità.

No. Ogni piano comprende tutti i moduli; cambiano i limiti di beni, utenti, fornitori, clienti, spazio e richieste all’assistente.

Sì, da «Impostazioni → Piani e fatturazione». Il passaggio a un piano superiore vale subito e si paga in proporzione; quello a un piano inferiore e la disdetta valgono dalla fine del periodo in corso.

Il pagamento avviene sulle pagine di Stripe: i dati della carta non passano da noi e non li conserviamo. Ogni pagamento ha la sua fattura elettronica.

Il servizio resta pieno per 7 giorni. Poi l’azienda passa in sola lettura: si consulta e si esporta tutto, ma non si scrive. Il pagamento riattiva subito la scrittura.

Sì. Gestione è un servizio per imprese e professionisti e la fattura richiede partita IVA e codice destinatario o PEC. Chi cerca uno spazio per gli oggetti di casa trova Casa, con condizioni da consumatore.

In un database in Europa, separato per azienda. Li esporti quando vuoi; per i dati personali che inserisci siamo responsabili del trattamento per tuo conto, secondo l’Accordo sul trattamento dei dati.

Sì. Report in Excel e CSV quando vuoi; l’esportazione completa è gratuita e arriva entro 30 giorni dalla richiesta. Dopo la cessazione i dati restano esportabili per almeno 12 mesi, e il passaggio a un altro fornitore non ha costi.

La separazione fra aziende è nel database: ogni lettura passa da regole per organizzazione, non solo dall’interfaccia. I permessi vanno per ruolo e per modulo, e l’accesso si protegge con la verifica in due passaggi.

L’assistente usa i modelli Claude di Anthropic solo quando lo chiami. Le sue proposte vanno confermate da una persona e ogni piano ha un numero di richieste al mese. I dettagli sono nella pagina Trasparenza sull’IA.

Si importa. Le colonne del file si abbinano ai campi della scheda e i beni nascono con il loro QR; quello che manca si completa dopo, anche dal telefono.

No. Entrano da un portale con un link verificato e vedono soltanto ciò che condividi con loro.

Sì. L’app si apre dal browser e si può installare; l’area del tecnico è pensata per il campo e regge l’assenza di rete.

Sì. Scarichi il modello con le colonne giuste oppure carichi il tuo file, abbini le colonne ai campi della scheda e controlli l’anteprima prima di confermare. Puoi saltare le righe con un codice già presente e far creare in automatico le categorie mancanti.

Chi ha un accesso all’azienda apre la scheda del bene, anche dal telefono; chi non ce l’ha arriva alla pagina di accesso. Se attivi la segnalazione pubblica su quel bene, chiunque può inviare un’anomalia con una foto, e vede soltanto il nome del bene e dell’azienda.

Ogni verifica ha la sua voce nel registro di legge del bene, con data, scadenza, ente e riferimento normativo, e il certificato allegato. Le scadenze entrano nel cruscotto e nel calendario, e il report di conformità le riassume per tutto il parco.

Sì, con i piani a contatore: non hanno una data, scadono quando la lettura raggiunge la soglia. Le letture si registrano dalla scheda del bene o dall’app del tecnico durante un’attività.

No. Se più beni sono unità dello stesso modello, configuri piani e procedure una volta sull’anagrafica del prodotto e valgono per tutte le unità. Il singolo bene può avere in più i suoi piani.

È la media di tre quote con una base dichiarata: disponibilità (beni operativi sul parco), conformità normativa (verifiche di legge non scadute sul totale) e puntualità (interventi chiusi entro la data pianificata). Da 75 in su il parco è sotto controllo, sotto 50 è in difficoltà.

Dipende dal piano: si va dai 200 beni dello Starter ai 15.000 del Pro, e oltre si concorda un piano Enterprise. Arrivato al limite non perdi nulla: consulti e modifichi tutto, e per aggiungere beni passi al piano superiore.

La lavorazione è il lavoro nel suo insieme: un cantiere, una revisione, un intervento presso un cliente. Le attività sono i passi concreti, ognuna con il suo assegnatario, la sua data e le sue prove. La lavorazione si chiude quando tutte le attività sono fatte.

Identifica la lavorazione in modo univoco: sigla dell’azienda, numero progressivo e una lettera di controllo calcolata come nel codice fiscale, che segnala un carattere sbagliato. Si stampa come QR da attaccare sul cantiere e permette a un’altra azienda iscritta di collegare la sua lavorazione alla tua.

No. Una lavorazione nasce semplice: titolo, luogo, squadra e cliente, se c’è. Le attività si scelgono dentro la scheda, partendo dalle esigenze dei beni o scrivendole a mano.

Nella scheda dell’attività prevedi i materiali dal magazzino; quando vengono usati, con «Usa» la giacenza scende e il costo medio entra nell’attività. Il materiale comprato fuori magazzino si aggiunge con il suo costo.

La firma su schermo è una firma elettronica semplice ai sensi del Reg. UE 910/2014: ha effetti giuridici, e il suo valore di prova lo valuta il giudice caso per caso. Registriamo data, ora, utente e impronta del documento. Per i documenti che richiedono la firma digitale o il deposito su piattaforme pubbliche, l’app prepara i dati e indica dove completarli.

Sì, dalla pagina riservata che gli dai con il modulo Clienti: vede gli interventi in corso e conclusi con stadio e date, i beni che gestisci per lui, e apre le sue richieste. Le informazioni interne della lavorazione restano a te.

No. Apre il link che gli mandi e vede la pagina senza account. Se vuole gestire anche i suoi beni con Atoolsystem, può iscriversi dalla stessa pagina.

Vede gli interventi fatti per lui con stato e date, i beni che gestisci per suo conto con salute, scadenze e certificati, le sue richieste e i materiali che ha censito. Non vede gli altri clienti né le informazioni interne delle lavorazioni.

Sì: un bene registrato per conto di un cliente è un bene dell’azienda e rientra nella stessa quota. Il cruscotto mostra la ripartizione fra beni propri e beni dei clienti.

Se l’impresa del cliente si iscrive dalla pagina che le hai dato, riceve uno sconto sull’iscrizione. Quando registra il suo primo bene, la tua azienda riceve 50 beni oltre il limite del piano. Il premio vale una volta per cliente.

Lo revochi dalla scheda del cliente, indicando il motivo, e ne emetti uno nuovo. Il registro della pagina conserva quando il link è stato emesso, aperto e revocato.

Sì. I ticket si aprono da entrambi i lati, hanno un numero, un tipo, una priorità e uno stato, e il cliente vede risposta e stato nella sua pagina.

No. Riceve un link e lavora dalla pagina senza account. Il link si emette dalla scheda del fornitore, ha una scadenza e si revoca quando vuoi.

Solo le lavorazioni affidate a lui e non ritirate, con le istruzioni e la scadenza concordata, e i beni condivisi con lui. Non vede le note interne, le fasi, le priorità né gli altri fornitori.

Il fornitore dichiara la consegna, che porta la percentuale a 100. Da lì decide solo l’azienda: accetta il lavoro o lo rimanda come da rivedere, con il motivo. Un lavoro accettato non si aggiorna più.

Ogni documento di qualifica ha data di emissione e validità. La pagina Scadenze e documenti mostra che cosa scade nei prossimi 30, 60, 90, 180 o 365 giorni, e il cruscotto segnala i fornitori attivi senza un documento valido.

Sì. Ogni fornitore ha un voto, e la pagina Spesa e valutazioni mette insieme spesa dell’anno, qualità, non conformità e reclami, ordini aperti e tempi di consegna, con la classifica della spesa.

L’impresa del fornitore che si iscrive dalla sua pagina ottiene uno sconto sull’iscrizione. La tua azienda riceve 50 beni oltre il limite del piano quando quell’impresa registra il suo primo bene.

CAPEX sono gli investimenti: beni durevoli che si ammortizzano negli anni. OPEX sono i costi operativi correnti: manutenzione, materiali, energia, canoni, servizi. TOTEX è il costo totale, la somma dei due sul ciclo di vita del bene, compresa la dismissione.

È l’investimento diviso per la vita utile del piano di ammortamento, più i costi operativi divisi per gli anni di vita del bene. Senza piano si usano gli anni vissuti, almeno uno. Così un bene appena comprato non risulta costosissimo solo perché ha pochi mesi.

No. Le attività chiuse portano manodopera e materiali, contratti e quote di ammortamento si sincronizzano nel registro, e le fatture in PDF o in foto le legge l’AI. A te resta la conferma.

Sì. Ogni spesa ha una famiglia e, se è un investimento, una finalità. Il sistema la propone con il motivo, e tu la cambi sulla singola registrazione o su tutta la voce di costo.

No. È uno strumento di controllo dei costi legati ai beni e alle lavorazioni. Non emette fatture, non tiene la contabilità generale e non dialoga con lo SDI.

Sì. Il cruscotto e i grafici esportano in CSV, e la sezione Report produce file Excel e stampe in PDF del registro costi e del costo totale per bene.

No. Un documento confermato ha numero, istantanea delle righe e impronta, e non cambia più. Un errore si corregge con un altro documento, per esempio una rettifica, e la storia resta completa. Finché è in bozza, invece, lo modifichi o lo annulli.

È una quantità precisa di un materiale, in un lotto e in un’ubicazione, con un codice UL e un QR stampato: un collo, una scatola, un pallet. Nasce alla conferma di un carico, di un reso o di un trasferimento, oppure etichettando merce già a giacenza.

Il sistema rifiuta il documento e spiega perché. La merce senza etichetta si preleva solo dalla parte libera; quella etichettata si preleva leggendo l’unità. Così la merce etichettata non supera mai la giacenza.

No. Puoi usare la fotocamera del telefono o scrivere il codice a mano. Se hai un lettore USB, lo usi al banco come una tastiera e il codice entra da solo nella ricerca.

Il modulo prepara un foglio di etichette da 70 × 40 mm, una per unità, con il QR e il codice in chiaro. Lo stampi su una stampante per etichette impostata su quella misura.

Una stampante per etichette impostata sulla misura scelta, oppure una stampante da ufficio con fogli A4 adesivi. In alternativa scarichi i file PNG o SVG. Per le stampanti termiche c’è la modalità in solo nero.

Chi ha un accesso all’azienda apre la scheda del bene, dell’intervento o del prodotto. Chi non ce l’ha arriva alla pagina di accesso: il QR non mostra i dati dell’azienda a chi non è autorizzato.

A sapere che l’etichetta è davvero sul bene, non solo stampata. La conferma si fa scansionando l’etichetta attaccata; così il cruscotto conta la copertura reale del parco e mette in evidenza le etichette che aspettano il campo.

Sì. Carichi il logo, scegli fra sette colori segnale o un colore libero, decidi testata, titolo e campi. Salvi tutto come modello dell’azienda e lo rendi predefinito per un tipo di scheda.

Sì: cartellino dell’estintore con il registro semestrale, idranti e naspi, revisione e collaudo, registri mensili per porte tagliafuoco e cassette di pronto soccorso, verifica periodica, fuori servizio. Si punzonano o si compilano a mano come quelli di carta, e il QR porta al registro digitale dello stesso bene.

La segnali da ristampare quando la scansioni o dall’elenco dell’etichettatura. La nuova etichetta torna fra quelle da applicare finché non ne confermi la posa.

Dai moduli dell’azienda, nel momento in cui apri il report: schede dei beni, lavorazioni, spese, magazzino e ordini. Non c’è un’esportazione da tenere aggiornata: un report personalizzato salva solo la disposizione dei riquadri e ricalcola i numeri ogni volta, con i permessi di chi guarda.

Con quelli di chi lo ha programmato: l’istantanea mostra ciò che vede l’autore e va solo alle persone del team che ha scelto. Per questo chi scrive o modifica un invio ne diventa l’autore, e la visibilità del report si ricontrolla a ogni modifica.

Sì. La matita sul grafico cambia solo come si disegna: tipo, serie, ordine e prime voci. I numeri restano quelli del report, e nei report personalizzati la scelta resta salvata sul riquadro.

Copertina, indice, intestazione e piè di pagina su ogni foglio, numero di pagina «X di Y», grafici e tabelle spezzate correttamente sui fogli A4. Lo scarichi dal report, lo alleghi a un invio programmato o lo ritrovi nell’archivio.

Decidi tu: ogni giorno o solo nei giorni lavorativi, un giorno della settimana, oppure un giorno del mese dall’1 al 28, all’ora che preferisci.

Sì. Report è compreso in ogni piano, come tutti gli altri moduli: i piani si distinguono per i limiti, non per le funzioni.

Riceve un numero DOC-AAAA-NNNN, progressivo per anno e per azienda, e un’impronta sha256 calcolata dal database sul titolo e sui blocchi. Da quel momento non si modifica più: si stampa, si duplica come nuova bozza o si archivia.

No. L’assistente mette nel documento un blocco «beni» e l’app lo riempie con l’istantanea vera delle schede; imponibile, IVA e totale li calcola l’app dalle righe, mai l’assistente.

Cerchi i beni per nome o codice, leggi in serie i QR delle etichette con la fotocamera, oppure fotografi la stanza: l’assistente elenca le attrezzature che vede e propone per ciascuna il bene censito più somigliante. Confermi, cambi o la tieni come non censita.

Sì. Nel marchio carichi il logo, controlli ragione sociale e dati, scegli il colore, il piè di pagina e la firma. Ogni documento li porta in testata, anche i fogli delle procedure guidate.

No. La fattura valida ai fini fiscali è quella elettronica che passa dal Sistema di Interscambio: il Doc Lab prepara proforma e copie di cortesia e lo scrive sul foglio.

Il laboratorio compone documenti liberi a blocchi, dai modelli o con l’assistente. Le procedure guidate sono i documenti ufficiali dei beni, con righe, firme previste e protocollo: un emesso si congela e resta nel fascicolo del bene. L’archivio le mostra insieme.

No. Il tecnico apre l’indirizzo dal browser del telefono e la aggiunge alla schermata iniziale: si apre a schermo intero, come un’app. Non serve passare dagli store di Apple o Google.

Il tecnico continua a lavorare: passi della procedura, foto, letture, pause e proposte di chiusura restano sul telefono e partono quando la rete torna, con l’ora in cui sono stati fatti. Lo stato della sincronizzazione è sempre in vista in alto.

Propone la chiusura: i tempi si fermano e i responsabili ricevono l’avviso. La chiusura la conferma l’ufficio, dopo aver visto prove e documenti.

Il tecnico sceglie il documento e racconta che cosa ha fatto, a voce o per iscritto. L’AI compone la bozza usando i dati già registrati, cioè ore, ricambi, bene e cliente, insieme al racconto. Il tecnico la controlla, la corregge e la invia all’ufficio.

Sì. Ogni persona che accede è un’utenza dell’organizzazione, con il suo ruolo. Il tecnico vede le attività assegnate a lui e le lavorazioni a cui partecipa.

Sì. L’app si adatta a telefoni, pieghevoli e tablet, in verticale e in orizzontale.