Quanto costa davvero ogni bene

In molte PMI la contabilità sa quanto si è speso in totale per manutenzioni, ricambi e servizi, ma non sa dire su quale macchina. Le fatture arrivano all’amministrazione, i rapportini al responsabile di manutenzione, le ore dei tecnici in un altro foglio ancora. Quando il titolare chiede se conviene riparare quel tornio o comprarne uno nuovo, la risposta è una stima.

Senza un costo per bene non si vedono le macchine che costano più di quanto valgono, non si prepara un budget credibile per l’anno dopo e non si distingue un investimento da una spesa corrente. Il budget si scopre sforato a novembre, quando non c’è più niente da correggere, e ogni riunione comincia discutendo da dove vengono i numeri.

Il modulo Economia divide la spesa in due ambienti distinti: gli investimenti, cioè i beni durevoli con il loro ammortamento, e i costi operativi, cioè manutenzione, materiali, energia, canoni e servizi. Ogni registrazione si attribuisce a un bene, a un fornitore e a una voce di costo. Un terzo ambiente, il costo totale, somma i due sul ciclo di vita di ogni bene.

Le voci non si inseriscono solo a mano. Le attività chiuse portano con sé manodopera e materiali; una fattura in PDF o fotografata viene letta dall’AI, che propone importo, fornitore e bene da confermare. Ogni grafico dichiara la formula e le fonti, e ogni numero si apre fino alle registrazioni che lo compongono: così amministrazione e titolare discutono sugli stessi numeri.