02workflow · modulo 2 di 10
Ogni lavorazione fino alla firma
Le lavorazioni dell’azienda, interne e per i clienti, con attività, squadra, materiali, documenti e chiusura firmata in una scheda sola.
Tutti i moduli sono in ogni piano. Prova di 14 giorni sul piano Starter, senza carta.
schermata vera · dati dell’azienda demo
01il problema
Il lavoro si coordina al telefono, e poi nessuno ricorda chi ha fatto cosa
Un lavoro di manutenzione o un intervento presso un cliente passa per molte mani: chi lo apre, chi lo pianifica, i tecnici che lo eseguono, il magazzino che dà i materiali, l’amministrazione che lo deve valorizzare. In molte aziende il filo che li tiene insieme è fatto di telefonate, messaggi, fogli di lavoro compilati a mano e un tabellone in ufficio che si aggiorna quando qualcuno se ne ricorda.
Il risultato si vede alla fine. Il capo reparto non sa quali lavori sono in ritardo finché il cliente non chiama. I materiali usati non risultano da nessuna parte e il magazzino non torna. Le ore si ricostruiscono a memoria. Il rapporto finale arriva giorni dopo, senza firma, e quando serve dimostrare che un lavoro è stato fatto bene le prove sono sparse nei telefoni dei tecnici.
Workflow raccoglie ogni lavorazione in una scheda con un codice unico, stampabile come QR da attaccare sul cantiere. Dentro ci sono il luogo con il navigatore, la squadra, i beni coinvolti con le loro esigenze di manutenzione, le attività con le prove, i materiali previsti e usati, i documenti e il diario. L’elenco dice in un colpo d’occhio che cosa è aperto, che cosa è in ritardo e chi ci sta lavorando.
La chiusura è l’ultima attività, non un clic. Finché ci sono attività aperte o fatte senza prova, la lavorazione non si chiude. Il riepilogo nasce dai dati veri, lo firmano le persone che hanno lavorato e resta nell’archivio della lavorazione o nella storia del bene. Ore e materiali passano da soli nell’economia della lavorazione, senza ricopiarli.
02il kanban
Da fare, in corso, in attesa. Chiusa e firmata.
Le colonne del kanban sono le stesse per ogni lavorazione. Si chiude solo quando tutte le attività sono fatte e provate; il riepilogo nasce dai dati e lo firma chi ha lavorato.
- Verifica periodica delle sicurezze
- Taratura degli strumenti di misura
- Manutenzione programmata a 500 ore
- Revisione dell’impianto ad aria compressa
- Sostituzione dei filtri del refrigerante
Esempio: la lavorazione MCCBR-000417-K sui cuscinetti del mandrino passa da «Da fare» a «In corso», poi «In attesa» e infine «Chiuse», con il riepilogo firmato.
esempio · una lavorazione dell’azienda demo sul bene MB-014
03passo per passo
Come si lavora
4 passi, nell’ordine in cui si fanno davvero.
- passo 01
Apri la lavorazione
Scrivi che cosa va fatto, per chi e dove: interna o per un cliente, con l’indirizzo o un link di Google Maps. Scegli subito la squadra. La lavorazione riceve il suo codice, per esempio MCCBR-000417-K. - passo 02
Aggiungi beni e attività
Colleghi i beni coinvolti e vedi le loro esigenze aperte, che porti nelle attività con un tocco. Un’attività può riguardare un bene o essere libera, con assegnatario, data e materiali previsti dal magazzino. - passo 03
Esegui e documenta
I tecnici lavorano dall’app sul telefono: passi della procedura, foto, ricambi e materiali usati. In ufficio si seguono avanzamento, diario, sopralluoghi e documenti di cantiere. - passo 04
Chiudi con la firma
Quando tutte le attività sono fatte e provate, generi il riepilogo di chiusura, lo emetti e lo fai firmare. La lavorazione va in archivio e lascia traccia nella storia di ogni bene coinvolto.
04le funzioni
Che cosa trovi dentro
10 funzioni di Workflow, tutte presenti oggi nel prodotto.
- 01
Elenco a quattro viste
Elenco, kanban, schede e scadenze, con ricerca per titolo, codice, cliente, bene o persona e i conteggi di aperte, in ritardo, in scadenza entro 7 giorni, per i clienti e chiuse negli ultimi 30 giorni.
- 02
Codice e QR della lavorazione
Un codice unico con la sigla dell’azienda e una lettera di controllo che ferma gli errori di battitura. Il QR si stampa in tre misure da cantiere; chi lo inquadra senza accesso vede solo codice e azienda.
- 03
Luogo e navigatore
L’indirizzo o il link di Google Maps diventano i pulsanti «Naviga» e «Apri in Google Maps», sulla scheda e sul telefono del tecnico.
- 04
Attività con prove
Ogni attività ha stato, bene, assegnatario e prove raccolte. Le esigenze aperte dei beni coinvolti diventano attività senza riscriverle.
- 05
Materiali e costi
I materiali previsti dal magazzino si scaricano al momento dell’uso al costo medio dell’ubicazione; quelli comprati fuori si registrano con il loro costo. Con la manodopera compongono l’economia della lavorazione.
- 06
Documenti di cantiere
Un catalogo di 21 documenti: DDT, rapporto di intervento, verbali di consegna, sospensione, ripresa e ultimazione dei lavori, consegna DPI e altri. La bozza nasce dai dati della lavorazione e si firma su schermo, anche da più persone.
- 07
Collegamenti con l’esterno
Spazio del fornitore, spazio del cliente, persone esterne con il loro link d’accesso e collegamento con la lavorazione di un’altra azienda iscritta tramite il codice.
- 08
Chiusura firmata e archivio
Il riepilogo di chiusura raccoglie attività, prove, materiali, ore, persone e documenti emessi. Le lavorazioni chiuse restano consultabili nell’archivio, con il loro riepilogo.
- 09
Calendario e squadra
Lavorazioni, manutenzioni, sopralluoghi e anomalie per mese, settimana o agenda, filtrabili per persona e per ritardo. La vista «Chi fa cosa» mostra chi è impegnato e su quale lavorazione.
- 10
Assistente e note rapide
Un assistente AI legge tutta la lavorazione e propone modifiche, che valgono solo dopo la tua conferma. Le note rapide con foto, prese al volo, si trasformano in una lavorazione.
05come appare
Le schermate vere, con i dati di un’azienda demo.
Nessuna ricostruzione: sono le pagine dell’app, nel tema che stai usando.
06con gli altri moduli
Workflow non lavora da solo. Un dato, scritto una volta.
Che cosa prende dagli altri moduli e che cosa restituisce: gli stessi dati, senza copiarli.
Asset Management
Le esigenze di manutenzione dei beni coinvolti diventano attività della lavorazione; alla chiusura, il riepilogo entra nella storia di ciascun bene.Logistica
I materiali previsti si prelevano dal magazzino al momento dell’uso: la giacenza scende e il valore entra nel costo dell’attività.Economia
Manodopera e materiali delle attività fatte diventano voci di costo attribuite alla lavorazione e al bene.App del tecnico
Ogni tecnico vede sul telefono le attività assegnate a lui e la scheda semplificata delle lavorazioni a cui partecipa.
07per chi
Chi lo usa
Capo reparto
Vede in cinque secondi che cosa è in ritardo, chi ci sta lavorando e che cosa manca per chiudere.Responsabile di manutenzione
Trasforma le esigenze dei beni in attività, assegna la squadra e controlla prove e materiali.Ufficio tecnico
Prepara i documenti di cantiere dai dati della lavorazione e raccoglie le firme.Titolare
Legge ore, materiali e costo di ogni lavorazione e conserva il riepilogo firmato.
08domande
Domande su Workflow
Le risposte dicono che cosa fa il prodotto oggi.
Che differenza c’è fra lavorazione e attività?
La lavorazione è il lavoro nel suo insieme: un cantiere, una revisione, un intervento presso un cliente. Le attività sono i passi concreti, ognuna con il suo assegnatario, la sua data e le sue prove. La lavorazione si chiude quando tutte le attività sono fatte.
A che cosa serve il codice della lavorazione?
Identifica la lavorazione in modo univoco: sigla dell’azienda, numero progressivo e una lettera di controllo calcolata come nel codice fiscale, che segnala un carattere sbagliato. Si stampa come QR da attaccare sul cantiere e permette a un’altra azienda iscritta di collegare la sua lavorazione alla tua.
Devo configurare modelli o processi prima di partire?
No. Una lavorazione nasce semplice: titolo, luogo, squadra e cliente, se c’è. Le attività si scelgono dentro la scheda, partendo dalle esigenze dei beni o scrivendole a mano.
Come si registrano i materiali usati?
Nella scheda dell’attività prevedi i materiali dal magazzino; quando vengono usati, con «Usa» la giacenza scende e il costo medio entra nell’attività. Il materiale comprato fuori magazzino si aggiunge con il suo costo.
I documenti firmati in app hanno valore legale?
La firma su schermo è una firma elettronica semplice ai sensi del Reg. UE 910/2014: ha effetti giuridici, e il suo valore di prova lo valuta il giudice caso per caso. Registriamo data, ora, utente e impronta del documento. Per i documenti che richiedono la firma digitale o il deposito su piattaforme pubbliche, l’app prepara i dati e indica dove completarli.
Il cliente può seguire la lavorazione?
Sì, dalla pagina riservata che gli dai con il modulo Clienti: vede gli interventi in corso e conclusi con stadio e date, i beni che gestisci per lui, e apre le sue richieste. Le informazioni interne della lavorazione restano a te.
inizia
Prova Workflow sui tuoi beni. Con tutti gli altri moduli.
Ogni piano comprende tutti i moduli e l’app del tecnico: cambiano solo i limiti d’uso, come beni, persone, spazio e richieste all’assistente.
Prova di 14 giorni sul piano Starter, senza carta. Poi da 49 € al mese più 190 € di attivazione. IVA non applicabile (regime forfettario).